Como fazer uma boa gestão financeira do seu negócio

Gerenciar o fluxo de caixa com planejamento e boas decisões pode fazer a diferença para o seu negócio se estabelecer no mercado!
19 de dezembro de 2019LEITURA DE 30 MIN

Ter um negócio próprio é estar sempre mexendo com dinheiro, seja para repor mercadoria no estoque, para pagar funcionários, para receber pró-labore – o salário dos sócios – ou até mesmo para simplesmente fechar o caixa no fim de um dia de expediente. Essas atividades, das rotineiras às decisões mais importantes, são parte da gestão financeira, essencial para toda e qualquer empresa que quer crescer e se estabelecer no mercado! 

Não é preciso ser um especialista para fazer uma boa gestão financeira, mas é importante se informar ao máximo e até mesmo fazer cursos online e gratuitos para manter um controle do dinheiro do seu negócio que possa ser eficiente e agregador. Isso porque, gerenciar de forma correta o setor financeiro é ao mesmo tempo acompanhar o dia a dia da empresa e projetar o futuro – tanto para investimentos, quanto para possíveis complicações inesperadas. 

Mas, afinal, o que é gestão financeira?

À primeira vista, algumas pessoas podem até pensar que gerenciar as finanças de um negócio é apenas contabilizar tudo que foi gasto com custos e despesas mais toda a quantia ganha em vendas ou prestações de serviços. Essa ação é fundamental e faz, sim, parte do chamado fluxo de caixa da empresa, mas a gestão financeira vai além, muito além, deste controle. 

A boa gestão financeira inclui outros setores da empresa como o estoque, que deve ser bem gerenciado para que a companhia não deixe de ganhar dinheiro ou perca comprando muitas unidades de um determinado item, e até mesmo a precificação dos produtos vendidos, que podem afetar os ganhos ou os custos de um negócio caso o empreendedor pratique preços muito abaixo ou muito acima do mercado. 

Ou seja, a gestão financeira é toda decisão que poderá fazer com que o negócio ganhe ou perca dinheiro. Com ela, é possível analisar, controlar e planejar todos os passos de uma empresa desde o momento em que o negócio ainda é apenas uma ideia. 

No plano de negócios, é preciso constar o capital inicial da empresa, investimento disponível para que ela saia do papel, por exemplo. Com isso, o pequeno empreendedor já está começando a gerenciar as finanças do negócio. Estes primeiros gastos podem incluir a compra ou o aluguel de máquinas, reformas do seu ponto fixo ou de um veículo, e matérias-primas para a elaboração dos primeiros produtos ou para prestar os primeiros serviços.

E uma boa gestão financeira levará em conta que esse investimento poderá demorar para começar a ser pago  – o chamado retorno do investimento – e deverá prever uma reserva de dinheiro para que a empresa se mantenha enquanto não começar a dar lucro para o empreendedor. 

Depois disso, com a empresa aberta, é a hora de ficar de olho no capital de giro, que é o quanto você precisa ter em caixa para pagar as despesas da empresa e manter os investimentos nela. Parece simples, mas é muito comum se atrapalhar com isso e acabar ficando no vermelho. Para não correr o risco de as contas vencerem sem que você tenha dinheiro no caixa para pagá-las, é preciso muita organização, parte essencial de uma boa gestão financeira. 

Quer saber mais sobre como fazer uma boa gestão financeira na sua empresa? Confira as 14 dicas do Dono do Negócio: 

  • Planeje todos os passos do seu negócio (incluindo os financeiros)

Nunca deixaremos de ressaltar a importância do planejamento para que um negócio dê certo – independentemente do tamanho ou do tipo de atividade. Para abrir e administrar uma empresa é preciso se antecipar com estratégias, metas e caminhos que serão percorridos para que os objetivos sejam atingidos. Com a parte financeira acontece o mesmo.

Fazer um bom planejamento financeiro do seu negócio não precisa ser um assunto assustador. É preciso saber efetivamente quanto a empresa está lucrando e conseguir direcionar esse dinheiro. Gastar mais do que ganha é uma prática que pode levar tanto a pessoa física quando uma empresa a ficar com o saldo no vermelho. 

Por isso, planejar as receitas os gastos e os investimentos necessários para o crescimento do seu negócio poderá fazer com que ele dê mais lucros e ao mesmo tempo evitar que caia em dívidas. Seja rigoroso com essa divisão. Saiba em quais setores ou atividades a empresa precisa de dinheiro para continuar crescendo!

  • Tenha e cuide do fluxo de caixa do seu negócio

Parte importante do planejamento financeiro de um negócio – que é indispensável para a gestão financeira – é saber quanto a empresa lucra e quanto ela custa diariamente. Para poder ter esse controle é preciso montar um fluxo de caixa e deixar de lado qualquer intenção de levar as finanças da empresa na intuição. Mas, calma, que isso é muito mais simples do que parece! 

De acordo com a movimentação do seu caixa, que normalmente está relacionado com o porte do seu negócio, você saberá se é preciso atualizar o fluxo de caixa diariamente, semanalmente ou mensalmente. Mas a intenção é documentar absolutamente todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa, então quanto mais atualizado, melhor. Escolher colocar todas as entradas de uma semana em uma única vez, por exemplo, pode deixar alguma venda esquecida e para fora da contabilidade. 

Para começar a montar um fluxo de caixa simples, a primeira coisa que você deve fazer é saber qual o saldo inicial da sua empresa, ou seja, quanto ela tem naquele momento em caixa. Depois, as entradas devem ser colocadas com o valor recebido e a data. Assim como as saídas, onde entram todo tipo de despesa, como salário de funcionários – se tiver, compras de materiais e contas mensais como luz, água ou aluguel, além dos impostos obrigatórios.  

Por último, o fechamento de um fluxo de caixa será a conta do saldo inicial menos as saídas e mais as entradas. Um fluxo de caixa atualizado poderá ser um termômetro para o crescimento da empresa. Se as saídas com custos e despesas crescerem no mesmo ritmo dos ganhos, por exemplo, pode ser um sinal de que algo deve ser melhorado. 

  • Sempre separe o seu dinheiro do dinheiro do seu negócio

Ao abrir um negócio, parte importantíssima da gestão financeira é nunca usar o dinheiro da empresa para fins pessoais. Estabeleça o chamado pró-labore, que é o equivalente ao salário para os sócios ou dono, e determine o destino do restante dos lucros das vendas para reinvestimentos no próprio negócio. 

Em situações de emergências é comum pensar que o dinheiro do negócio pode ser usado para pagar dívidas pessoais, por exemplo, mas isso poderá complicar a saúde financeira da empresa a longo prazo e até mesmo fazer com que ela comece a operar no negativo. Para que o negócio dê certo, separe sempre o seu dinheiro daquele que pertence à empresa.

Para separar o seu dinheiro do dinheiro do seu negócio é possível seguir alguns passos importantes, como abrir uma conta bancária exclusiva para a empresa e faça a transferência do pró-labore para a sua conta pessoal. Ao tomar esse cuidado, você evitará tirar mais dinheiro do caixa do que o negócio poderia suportar e ser pego de surpresa em emergências para as quais a empresa deveria ter uma reserva financeira. Além disso, quando não há uma separação para o dinheiro da empresa é comum parecer que ela não está dando lucro ou que “não sobrou nada” do seu negócio para você! 

  • Cuide das suas finanças pessoais

Colocar a vida financeira em ordem é uma estratégia para o pequeno empreendedor nunca ter de precisar pegar dinheiro do negócio para quitar dívidas pessoais. Cuide também das suas finanças como pessoa física e, caso tenha, renegocie dívidas ou monte um plano de pagamento a longo prazo para que o débito seja quitado com o seu pró-labore, e não com os lucros da sua empresa. 

  • Seja organizado com o dinheiro do seu negócio

Parece óbvio, mas é preciso organizar as finanças de um negócio e não apenas colocá-las em um fluxo de caixa, por exemplo. Ou seja, não basta apenas ter os dados e as quantias necessárias para tocar a empresa, mas saber onde estão essas informações, de que forma elas podem ser usadas como estratégias para o sucesso do negócio e como consultá-las. 

  • Use a tecnologia ao seu favor na hora de organizar as finanças

Com a tecnologia é possível contar com muitos softwares de gestão empresarial que incluem a parte financeira. Com eles, dá para manter o fluxo de caixa através da entrada e saída de mercadorias, gerenciar pagamentos de funcionários e manter o estoque abastecido na medida certa – sem faltar ou sobrar nenhum tipo de produto. 

Os chamados sistemas ERP (sigla em inglês para Enterprise Resourcing Planning — que, em português, pode ser traduzido como Planejamento de Recursos Empresariais) são bons aliados dos pequenos empreendedores porque reúnem em uma só aplicação diversos processos administrativos de uma empresa. Existem tanto opções pagas quanto opções gratuitas desses softwares de gestão empresarial. 

  • Saiba quais são os custos e as despesas da sua empresa

Para ter uma gestão financeira de sucesso é preciso saber quanto o seu negócio gasta diariamente. Entender a diferença entre custos e despesas e ter esses cálculos na ponta do lápis (ou do computador) permitirá que você saiba como lidar com situações extraordinárias, como a necessidade de consertar um equipamento ou adquirir grandes quantidades de matérias-primas para atender um pedido de cliente. 

Muitas vezes é preciso equilibrar os custos e despesas de um negócio para que ele comece a dar mais lucro. Algumas estratégias podem ser tomadas, como negociar com fornecedores, aumentar o valor de determinados produtos ou tentar economizar em gastos rotineiros, como as contas mensais de luz ou de água – mas não se esqueça que as decisões dependem da situação financeira específica do seu negócio.

  • Evite fazer dívidas

Sabemos que nem sempre é tão simples quanto pode parecer, mas evitar grandes dívidas deve ser uma estratégia sempre presente no dia a dia de um empreendedor. Quando necessário fazer um grande gasto em nome da empresa, esgote todos os possibilidades de pesquisa sobre prazo de pagamento e descontos. 

Da mesma forma, no momento de captar recursos, principalmente com bancos, para tirar a ideia do papel ou fazer investimento para que a empresa cresça, nunca aceite uma proposta de primeira. Conheça os tipos de créditos que diferentes instituições bancárias oferecem, negocia forma de pagamento e, principalmente, prazo. Quando um banco tem uma boa oferta que você pode pagar em inúmeras prestações, leve em consideração a quantidade de juros que as parcelas terão! 

  • Saiba quando pedir um empréstimo e quando evitar

Com uma boa gestão financeira, como falamos anteriormente, pode ser mais fácil tomar grandes decisões sobre o dinheiro da empresa, uma vez que o dono do negócio terá todas as informações que precisa e conhecerá de forma mais completa quanto cada etapa e processo da empresa custa, além de ter uma projeção de venda. Ainda que tenha todas essas respostas, o pequeno empreendedor pode se enrolar sobre a hora certa de pedir ou não um empréstimo.

Esse crédito poderá ser desejado para alavancar a produção ou as vendas da empresa, por exemplo, mas nem sempre valerá a pena se a ideia for pagar dívidas. Por isso, ao pedir um empréstimo para pessoa jurídica, é importante se planejar de diversas formas: como você pagará a prestação no mês em que as vendas ou prestações de serviços forem mais baixas do que o normal? Além disso, não se esqueça da importância de ter uma reserva financeira do seu negócio para emergência. 

Caso a decisão seja por tomar um empréstimo, fique atento a cada pequeno detalhe na hora de assinar o contrato com a instituição financeira escolhida. Tenha clareza de quais são os juros mensal, quais são os números mínimo e máximo de parcelas oferecidas e se existem vantagens para o pagamento antecipado de prestação. 

  • Fique de olho na queda das vendas

Existe uma lista grande de motivos pelos quais um negócio pode ver a queda nas vendas e, consequentemente, em sua receita. Da mesma forma, há estratégias capazes de reverter essa situação. Com um bom fluxo de caixa, que acompanha a entrada e a saída de dinheiro da empresa, é possível identificar quando os custos e despesas começam a ficar muito próximos do lucro – lembre-se: não é preciso esperar que o seu negócio gaste o quanto ganha para tomar decisões! Confira duas situações que podem fazer com que o negócio comece a lucrar menos:

  • Divergência de preços

Precificar um produto não é uma tarefa simples. É comum querer colocar o preço lá em cima para aumentar o lucro ou até mesmo diminuí-lo para disputar com a concorrência. Mas é preciso equilíbrio para não assustar os clientes e perder vendas e também para não sair no prejuízo. 

Para calcular o preço ideal de um produto é preciso saber quanto ele custa: some os preços das matérias-primas mais as despesas com água, luz e aluguel, por exemplo. Depois, divida esse total pelo número de produtos comprados ou feitos: esse será o valor do produto. Com essa base, é hora de pesquisar na concorrência e fazer uma pesquisa para saber quanto as pessoas pagam pelo produto que você venderá. 

Caso você tenha um negócio de bolos, por exemplo, e com R$ 500,00 consiga comprar os ingredientes necessários para fazer 50 bolos de laranja e pagar o gás e outras despesas do momento de preparar a receita. R$ 500,00 dividido por 50 é R$ 10,00: esse é o custo do seu produto. Mas, se você vender um bolo de laranja por esse valor, não terá nenhum lucro. Então, aumente o preço, mas tenha como base os valores praticados pela concorrência para não perder clientes!

Para diminuir os custos de um negócio e aumentar seu lucro com base na precificação dos produtos é possível adotar as seguintes estratégias: vá ao supermercado ou ao comércio onde você compra matéria-prima em dias de promoção, dê prioridade às compras em atacado e negocie com fornecedores para tentar reajustar os valores pagos pelos produtos. Por último, nunca dispense novidades do seu setor sem antes saber se elas são boas para a sua empresa. Quem sabe a mudança de uma marca de farinha no seu negócio de bolos não pode diminuir seus custos e manter a mesma qualidade? Faça testes!

  • Falha na contabilização dos custos e despesas

Deixar de contabilizar gastos com custos e despesas do dia a dia do negócio podem fazer com que o lucro do negócio caia, ainda que as vendas não tenham apresentado nenhuma queda muito grande. Lembre-se da importância de ter um bom controle de saídas para fazer uma boa gestão financeira na sua empresa.

Não esqueça os impostos. Muitas vezes, o pagamento de tributos não entra na conta de gastos de um negócio. Mas é imprescindível que ele esteja. Mesmo se você for MEI e tenha apenas que pagar a mensalidade DAS todo mês, com valor fixo e baixo, é preciso colocar essa despesa no seu planejamento financeiro. A longo prazo, uma parcela baixa pode representar boa parte do orçamento da empresa.

Também não esqueça de colocar em seu planejamento financeiro todo e qualquer reinvestimento no negócio. Para quem vende bolos, por exemplo, a compra de uma nova assadeira ou até mesmo com uma nova espátula de bolo é um gasto com investimento que deve ser contabilizado! 

Por último, também não deixe de fora os custos com o processo de entrega dos seus produtos. Ainda mais com itens de valor mais baixo, como o bolo de laranja, o gasto com frete para entrega pode ser muito alto em comparação com o tíquete médio do produto. Se você não contabilizar esse valor como um custo do produto e, consequentemente, não colocá-lo no preço final, poderá ficar no prejuízo. 

  • Não aceitar cartão

Acompanhar e saber agir diante de um cenário onde o seu negócio começa a vender menos e, consequentemente, lucrar menos é parte importante de uma boa gestão financeira. Se você não oferece opções de pagamentos para os clientes e aceita apenas dinheiro, pode estar perdendo vendas. Como muitas pessoas deixaram de andar com notas na carteira, ter uma maquininha de cartão é sinônimo de vender mais e até mesmo melhor. Isso porque, com a possibilidade de usar o crédito, o consumidor pode levar mais produtos. 

Além disso, aceitar cartão dá mais segurança no recebimento do valor das vendas que, com maquininhas como a SumUp Top é possível programar para até um dia útil depois da transação, e até mesmo dividir as taxas com o cliente. Seja transparente com o consumidor e mostre que para oferecer pagamentos parcelados, por exemplo, vocês poderiam dividir as cobranças, sem que nenhum fique no prejuízo. 

  • Preciso contratar alguém para cuidar da gestão financeira do meu negócio? 

A resposta para esta pergunta vai depender do momento atual e da situação financeira da sua empresa. Caso seja possível contratar um profissional, ele será muito bem aproveitado na gestão do dinheiro da sua empresa. Mas se você acabou de abrir um negócio, por exemplo, é normal que não tenha dinheiro para investir em na contratação de um funcionário neste primeiro momento. Neste cenário, é importante que você estude temas como gestão financeira para melhorar a performance do seu negócio!

  • Trace metas financeiras

Traçar metas é uma estratégia muito importante para o crescimento do seu negócio. Isso porque, ela funciona como um estímulo para avançar e vender cada vez mais, conquistar novos clientes e até mesmo abrir uma filial da sua empresa. As metas precisam ser claras e específicas, além de mensuráveis, realistas e terem um prazo definido. 

Se você planeja aumentar os seus lucros dentro de seis meses, por exemplo, comece traçando quais serão as estratégias para você alcançar essa meta: diminuir os custos dos produtos? Negociar com fornecedores? Caprichar na próxima campanha de marketing digital para conquistar mais clientes? Monte o seu plano de ação de acordo com o tempo que tem para atingir a meta! 

  • Mantenha um bom controle de estoque

Ter um bom controle de estoque é uma parte importante da gestão financeira. Se você tiver muitos produtos parados, que não são vendidos facilmente ou que perderam datas específicas, como o Natal, por exemplo, vai acabar no prejuízo porque já investiu dinheiro na compra desses itens. Da mesma forma, quando o estoque fica sem um determinado produto muito procurado pelos clientes, a sua empresa perderá possíveis vendas. Gerenciar bem o estoque é cuidar da saúde financeira do seu negócio.

  • Estude gestão financeira

Ainda que você não precise ser um especialista em gestão financeira para cuidar do dinheiro do seu negócio, buscar informações é sempre muito enriquecedor e poderá ajudar para que você não perca detalhes importantes de uma boa gestão. 

É possível acessar bons conteúdos online e gratuitos. O principal curso de gestão financeira do Sebrae, por exemplo, tem uma carga horária de apenas 3 horas, que pode ser vista em até 15 dias – cronograma que cabe até mesmo na rotina de um pequeno empreendedor!

Além de curso de gestão financeira, também é possível acompanhar especialistas ou pessoas que sabe muito sobre a gestão das finanças e se dedicam a compartilhar conhecimentos por canais do Youtube. Perfis como o Me Poupe, da Nathalia Arcuri, e o do Gustavo Cerbasi são voltados para a pessoa física, mas têm dicas que podem facilmente ser replicadas para a organização do dia a dia de um negócio.

Como você costuma gerenciar o dinheiro do seu negócio? Conte para nós!

Equipe Dono do Negócio

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