Como e por que fazer o controle de notas fiscais

Com valor de documento, estes recibos de compra e venda devem ser guardados por pelo menos cinco anos por todas as empresas
22 de maio de 2020LEITURA DE 13 MIN

Muitos donos do próprio negócio ainda não reconhecem a importância de gerenciar as notas fiscais emitidas pela e contra a empresa. Mas, apesar de serem muito encaradas apenas como uma burocracia fiscal e uma forma de o governo cobrar impostos, as NFs também podem se tornar uma fonte de informação valiosa para tomadas de decisão e para controle financeiro

As notas fiscais são recibos que comprovam a aquisição de um produto ou a contratação de um serviço. Elas têm valor jurídico de documento e devem ser emitidas em todos os tipos de transações de compra e venda, independentemente do setor de atuação e do tamanho de um negócio. É com base nas NFs que a fiscalização consegue se certificar que uma empresa pagou os devidos impostos. 

Para ficar longe de multas, o empreendedor deve ter atenção na hora de emitir uma nota fiscal e também quando for receber o documento de fornecedores. E se antes eles eram compartilhados apenas no papel, hoje o uso da chamada nota fiscal eletrônica (NF-e) facilita a vida do dono do negócio tanto na hora de arquivar as notas, quanto no momento de consulta. 

E fazer uma boa gestão dos documentos fiscais é justamente guardá-los de uma forma organizada para que eles possam ser facilmente consultados quando for necessário. Ou seja, no papel ou de forma eletrônica, não basta apenas arquivar as notas fiscais emitidas pela ou contra a sua empresa em uma pasta física ou do computador. É preciso organização e comprometimento ao acompanhar a emissão e a entrega da NFs.

Por que é preciso guardar as notas fiscais?

Toda empresa que emite NFs é obrigada por lei a armazená-las por até cinco anos. Além disso, as notas fiscais eletrônicas precisam ser guardadas no formato conhecido como XML, com assinatura digital, para terem validade jurídica e estarem dentro da lei. Esses documentos devem ficar disponíveis para caso sejam solicitados pelas autoridades tributárias em ações de fiscalização, por exemplo.

Mas, ainda que não fosse obrigatório guardar as notas fiscais, esse armazenamento continuaria sendo mais uma ferramenta para acompanhar a real situação financeira da sua empresa. As NFs emitidas contra o seu negócio por fornecedores, por exemplo, são parte da lista de custos e despesas.

Meu negócio é pequeno, preciso fazer a gestão de NFs?

Se você tem uma pequena empresa, são grandes as chances de ser o único responsável por diferentes setores, principalmente nos primeiros anos de vida do negócio. E, com isso, o papo sobre gerenciamento de notas fiscais pode parecer assustador a princípio, ou até mesmo um assunto direcionado apenas às companhias maiores.

Mas começar a fazer uma boa gestão das notas fiscais enquanto a quantidade destes documentos ainda é pequena, pode fazer com que a sua empresa esteja melhor preparada para gerenciá-las no futuro. E isso é importante, porque a escalada do seu negócio, conforme ele for crescendo, deve aumentar o número de NFs emitidas diariamente.

Outro bom motivo para fazer a gestão de NFs em pequenos negócios é estar bem preparado para qualquer tipo de fiscalização e, assim, evitar pagar multas que podem comprometer o fluxo de caixa da empresa. Com a digitalização das notas, os órgãos tributários nacionais já trabalham com todas as informações em mãos ao chegar para fiscalizar os estabelecimentos – o que nem sempre acontecia quando elas eram emitidas apenas em papel. E quando você, dono do negócio, também tem esses dados bem arquivados e fáceis de consultar, certamente se sentirá mais seguro!

Como guardar: 4 dicas para arquivar as NFs

A forma como uma nota emitida contra a empresa chega às mãos do dono do negócio pode variar. Muitas vezes é preciso cobrar o fornecedor para que ele envie uma NF em papel até o endereço da empresa. Em outras situações, o documento chegará por e-mail, por exemplo. Como essas diferenças podem dificultar a forma de organizar as notas manualmente, elas demandam mais cuidado e atenção do pequeno empreendedor. Saiba o que você pode fazer para conseguir uma boa gestão:

  1. Deixe apenas uma pessoa responsável pelo arquivamento

Dependendo do tamanho do seu negócio e da quantidade de funcionários que tiver, mais de uma pessoa pode acabar guardando notas fiscais, o que facilmente gera confusão no arquivamento. Tente colocar apenas um responsável por essa tarefa, para que ela seja feita sempre da mesma maneira.

  1. Crie um processo e se dedique a ele

Uma solução é criar um processo único de arquivamento, visando facilitar a busca de notas fiscais quando for necessário. Coloque todos os documentos sempre no mesmo lugar, mas não todos juntos. É preciso criar um método de separação por data, por exemplo. 

  1. Não acumule notas fiscais para armazenar

Quando receber a nota de um fornecedor ou emitir um documento para os clientes, não demore para guardá-los corretamente. Acumular muitas NFs pode ser o começo de uma grande desorganização no local de armazenamento.

  1. Faça backup

Se você usa um computador para guardar todas as notas fiscais eletrônicas, lembre-se de fazer um backup para a nuvem, em sistemas onlines (e muitas vezes gratuitos), como o Google Drive, ou salvá-las, de tempos em tempos, em um pen drive ou HD externo. 

Como a tecnologia pode te ajudar na gestão de notas fiscais

Para evitar problemas com o fisco e conseguir usar as NFs como parte estratégica do crescimento do seu negócio é preciso ter organização e comprometimento, certo? Muitas vezes, porém, o pequeno empreendedor é o único responsável por várias tarefas diferentes no dia a dia da empresa. Com isso, a melhor solução para ele é aproveitar as facilidades oferecidas por plataformas online. 

Soluções digitais para negócios, como os softwares de gestão empresarial – os chamados ERP (sigla para Enterprise Resourcing Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português) – já oferecem funções relacionadas à gestão de notas fiscais. Eles funcionam como um programa de computador, que reúne e gerencia os processos de todas as áreas de uma empresa.

Além disso, existem outras tecnologias do setor tributário e de finanças que funcionam exclusivamente para a gestão de NFs e os demais documentos fiscais, como os CTes (Conhecimento de Transporte Eletrônico). Um deles é a plataforma Arquivei, que é feita para empresas de qualquer tamanho e setor que querem automatizar seu gerenciamento. Saiba mais sobre a solução: 

Como fazer a gestão de suas notas fiscais com a Arquivei

A Arquivei é uma a plataforma de consulta e armazenamento em lote de notas fiscais eletrônicas de produto e CTes. Ela consulta diretamente os dados da SEFAZ (Secretaria da Fazenda e Planejamento) do governo federal. Ou seja, ao usar o serviço, todas as NFs emitidas contra a sua empresa serão automaticamente adicionadas ao sistema – sem ser necessário cobrar fornecedores, por exemplo – incluindo as canceladas ou cartas de correção.

Para usar a plataforma é preciso ter um certificado digital do tipo A1 ou A3. Se você é um Microempreendedor Individual (MEI), pode nunca ter se deparado com esta obrigatoriedade, mas saiba que é possível tirar as certificações caso queira automatizar a gestão das notas fiscais emitidas contra e pela a sua empresa.  

Você também pode arquivar e consultar as notas fiscais de serviço, documentos emitidos por prefeituras, em mais de 150 cidade. Caso queira fazer a gestão das NFs enviadas pelo seu negócio aos clientes, que são salvas por você, basta indicar para o Arquivei onde elas são armazenadas. 

Além disso, a plataforma também faz a integração com os softwares de gestão empresarial (ERP). E no caso das notas que ainda são feitas em papel, é possível integrá-las ao Arquivei com softwares do tipo OCR, que digitalizam documentos tornando acessíveis todas as informações escritas. 

Para os donos de pequenos negócios, a plataforma pode ajudar a passar por essa pandemia do novo coronavírus com mais segurança em relação às obrigações fiscais e ao conhecimento da real situação financeira da empresa. Isso porque é possível consultar qualquer nota emitida contra o CNPJ e saber quanto o negócio está devendo, por exemplo, para ter maior controle sobre as finanças. Além, claro, de manter arquivadas automaticamente as NFs no formato XML exigido pelo fisco.

Como está a gestão de notas fiscais do seu negócio? Você usa uma plataforma para automatizar o gerenciamento? Conte para nós nos comentários!

Equipe Dono do Negócio

O Dono do Negócio é um blog feito pela SumUp para te ajudar a vender melhor.